Mwongozo wa Microfinance

1. Kuanza

Mwongozo huu ni wa taasisi za mikopo (Microfinance) zenye matawi na wafanyakazi. Wateja hawaingii wenyewe kwenye mfumo; wanahudumiwa na wafanyakazi wa tawi.

Kuingia

1. Bonyeza Ingia (MFI) kwenye ukurasa wa mwanzo, au fungua /mf/login.php.
2. Ingia kwa barua pepe na nywila ya muda uliyopewa na msimamizi wa taasisi.
3. Mara ya kwanza, mfumo unakulazimisha kubadilisha nywila. Chagua ndefu na ya kipekee.
4. Utaona Mwanzo: dashibodi yenye "Kazi zinazokusubiri" kulingana na jukumu lako.

Kuzunguka kwenye mfumo

• Menyu ya kushoto ina vikundi: Wateja, Mikopo, Fedha, Hatari, Ripoti na Usimamizi. Unaona tu vile jukumu lako linaruhusu.
• Kila ukurasa una kitufe cha ⌂ Mwanzo kinachorudi kwenye dashibodi.
• Kwenye simu, menyu inafunguliwa kwa kitufe cha menyu; Funga menyu inaifunga.
• Wasifu wangu: bonyeza picha au jina lako kwenye upau wa juu kuweka picha yako na sahihi yako (sahihi inatumika kwenye muhtasari wa mkopo). Badilisha nenosiri na Toka viko hapo hapo.

2. Nani anafanya nini

Msingi wa usalama: aliyeomba au aliyeunda jambo hawezi kuliidhinisha. Mtu mwingine mwenye mamlaka anahitajika.

3. Kuanzisha taasisi (msimamizi)

1. Matawi: Usimamizi > Matawi kuongeza na kuhariri matawi.
2. Wafanyakazi: Usimamizi > Wafanyakazi > Mfanyakazi mpya: jina, barua pepe, jukumu na tawi. Mfumo unatoa nywila ya muda; mpe mfanyakazi kwa njia salama, atalazimika kuibadilisha.
3. Bidhaa za mikopo: Mikopo > Bidhaa kuweka riba, ada, muda, aina ya marejesho na masharti. Mikopo iliyokwisha kutolewa haibadiliki ukibadilisha bidhaa baadaye.
4. Kikomo cha idhini: Usimamizi > Kikomo cha idhini kuweka kiasi cha juu ambacho kila mtu anaweza kuidhinisha. Kubadilisha kikomo kunahitaji msimamizi mwingine kuidhinisha.
5. Taasisi inahitaji angalau wasimamizi wawili ili maamuzi nyeti yaweze kuidhinishwa.

Mfanyakazi akisahau nywila, msimamizi anaweza kumwekea mpya na vikao vyake vyote vinafungwa.

4. Wateja

Kusajili mteja

1. Afisa mikopo anafungua Wateja > Mteja mpya.
2. Anaingiza jina, simu, namba ya kitambulisho, tarehe ya kuzaliwa na tawi.
3. Thibitisha KYC: mtu mwingine (si aliyesajili) anahakiki kitambulisho halisi na kuthibitisha. Mfumo hauthibitishi kiotomatiki.

Kubadilisha jina, jinsia, tarehe ya kuzaliwa au kitambulisho kunarudisha KYC kusubiri uthibitisho tena.

Ukurasa wa mteja

Unaonyesha taarifa, mikopo, historia ya malipo, alama ya mkopo na kitufe cha Omba mkopo. Alama ya mkopo ni ushauri tu unaotokana na historia ya taasisi yako; haikubali wala kukataa mkopo, na kila kipengele kinaonekana.

5. Kutoka ombi hadi mkopo

1. Ombi: afisa mikopo anaanzia kwenye ukurasa wa mteja, Omba mkopo: bidhaa, kiasi, muda na dhamana. Anaweza kutumia Kikokotoo kuonyesha ratiba kwa mteja kabla (hesabu tu, hakuna kinachohifadhiwa).
2. Dhamana: inaongezwa kwenye ombi na mfanyakazi mwingine anaithibitisha kabla haijahesabika.
3. Idhini: meneja anaidhinisha hadi kikomo chake; juu ya hapo msimamizi. Mwenye ombi hawezi kuliidhinisha.
4. Utoaji: teller anafungua Toa mkopo, anampa mteja pesa taslimu kisha anabonyeza Toa mkopo. Ada ya bidhaa inakatwa mbele; ratiba inaanza leo na mfumo unaandika kwenye vitabu.

Top-up

Mteja mwenye mkopo hai anaweza kupewa mkopo mpya unaolipa deni la zamani. Mkopo mpya lazima uzidi deni la zamani pamoja na ada, mteja anapokea tofauti taslimu, na meneja au msimamizi lazima aidhinishe.

Muhtasari wa mkopo

Ukurasa wa mkopo una muhtasari unaochapishwa wenye ratiba ya malipo na sahihi za wafanyakazi waliohusika. Masharti kamili yako kwenye mkataba wa taasisi uliosainiwa.

6. Marejesho

1. Teller anafungua Pokea malipo kwa mkopo wa mteja, anaingiza kiasi na njia ya malipo.
2. Malipo yanagawanywa kuanzia deni la zamani zaidi: adhabu (kama ipo), kisha riba, kisha mtaji.
3. Kiasi kinachozidi malipo ya sasa kinalipa malipo yajayo mapema; kilichobaki kinaenda kwenye salio la mteja.
4. Mfumo unatoa risiti.

Kosa la malipo

1. Malipo hayafutwi. Teller anabonyeza Malipo yamekosewa? na kuandika sababu (bila majina ya wateja).
2. Meneja au msimamizi mwingine anaamua kwenye Fedha > Kurudisha malipo.
3. Akikubali, fedha zinatoka kwenye sefu ya tawi, deni la mteja linarudi na risiti inaonyesha "imetenguliwa". Malipo ya hivi karibuni ya mkopo tu ndiyo yanayoweza kurudishwa.

7. Wadaiwa na wanaohatarini

Wadaiwa (Mikopo > Wadaiwa)

Orodha ya mikopo yenye malimbikizo. Afisa anarekodi mawasiliano na mteja, ahadi za malipo na ufuatiliaji. Ahadi iliyovunjwa inaonekana.

Wanaohatarini (Mikopo > Wanaohatarini, Msaidizi wa Madeni)

Msaidizi huchambua historia ya malipo ya kila mkopo hai na kukuonyesha nani amechelewa na nani anaweza kuchelewa hivi karibuni, pamoja na sababu (siku za kuchelewa, malipo ya sehemu, ahadi iliyovunjwa, alama ya mkopo n.k.).

• Makundi: Wamechelewa, Hatarini na Salama.
• Unaweza kuchuja kwa kundi, au wangu tu (kwa afisa).
• Ni ushauri tu: haubadilishi mkopo wowote. Hakuna ujumbe wa SMS au WhatsApp unaotumwa na msaidizi huu.

Ujumbe wa vikumbusho

Mfumo huweka kwenye foleni ujumbe mmoja kwa kila malipo (kikumbusho kabla ya tarehe na taarifa ya kuchelewa). Ujumbe una jina la kwanza, kiasi na tarehe tu na hautumwi mara mbili.

8. Fedha na mwisho wa siku

Kufunga siku

1. Meneja anafungua Fedha > Kufunga siku, anahesabu fedha taslimu za kasha na kuziandika.
2. Zikitofautiana na vitabu, anaandika maelezo na anaweza kumchagua teller anayehusika (kwa ufuatiliaji tu).
3. Tofauti inasubiri msimamizi MWINGINE kwenye Fedha > Tofauti za till: upungufu unakwenda gharama ya taasisi, ziada inakwenda mapato.
4. Siku ikifungwa, hakuna miamala mipya ya fedha kwa tawi hilo siku hiyo.

Kuweka na kutoa fedha tawini

• Maombi ya fedha: msimamizi mmoja anaomba kuongeza fedha tawini, mwingine anaidhinisha.
• Kutoa fedha: kupeleka fedha benki kunaombwa na kuidhinishwa vivyo hivyo; haiwezi kuzidi fedha taslimu zilizopo tawini.

Journal za mkono

Kwa marekebisho tu (gharama, mtaji, benki, suspense). Msimamizi mwingine lazima aidhinishe kabla ya kuingia kwenye vitabu; mikopo, riba na akiba ya mikopo hazipitishwi hapa.

Maridhiano na kufunga mwezi

• Maridhiano: linganisha salio la taarifa ya benki au pesa ya simu na salio la vitabu; tofauti yoyote lazima ielezwe. Rekodi hazifutwi; ukikosea, rekodi mpya inachukua nafasi.
• Kufunga mwezi: salio la kila akaunti la mwisho wa mwezi linahifadhiwa na mfumo unalinganisha na hesabu mpya baadaye.

9. Udhibiti wa hatari

• Akiba ya mikopo (provision): inahesabiwa kwa mtaji uliobaki wa mikopo hai kulingana na siku za kuchelewa.
• Kufuta madeni (write-off): mkopo unaweza kuombewa kufutwa baada ya siku 90 za kuchelewa; msimamizi mwingine anaamua. Rekodi inabaki na hali "Imefutwa"; akiba iliyopo inatumika kwanza.
• Madeni yaliyofutwa: teller anarekodi malipo yaliyorudishwa kutoka ukurasa wa mkopo uliofutwa; meneja au msimamizi mwingine anaidhinisha.
• Tahadhari: kila usiku mfumo hukagua mifumo isiyo ya kawaida (mfano kurudisha malipo mara nyingi kwa wiki, simu moja kwa wateja wengi, mkopo usiolipwa kabisa). Ni tahadhari za kuchunguza, si hukumu.
• Malalamiko: rekodi malalamiko ya wateja; kila moja lina tarehe ya mwisho ya kujibiwa. Meneja anakabidhi, aliyekabidhiwa anashughulikia na kuandika suluhisho, meneja anafunga.

10. Ripoti na kumbukumbu

Kupakua CSV ni kwa msimamizi tu. Usiandike majina ya wateja kwenye sehemu za maelezo mafupi, kwa sababu kumbukumbu hazifutwi.

11. Kazi bila mtandao

Teller na afisa wanaweza kuendelea kufanya kazi mtandao ukikatika, kupitia Mikopo > Kazi bila mtandao.

1. Ukiwa na mtandao, fungua ukurasa huo na Sajili kifaa hiki (meneja anaweza kukifuta wakati wowote).
2. Orodha ya wadaiwa inahifadhiwa kwenye kifaa. Mtandao ukikatika, weka malipo au ziara; zinaingia kwenye foleni.
3. Mtandao ukirudi na ukiwa umeingia, kazi zinatumwa. Tarehe ya vitabu ni ya seva, si ya kifaa.
4. Vipengele vya zaidi ya siku 3 vinasubiri idhini ya meneja kwenye Hatari > Offline: idhini; ukiidhinisha, malipo yanaingia kwa tarehe ya leo.

Orodha ya wadaiwa ina majina ya wateja. Ukimaliza kazi kwenye kifaa kisicho chako, tumia Futa data ya kifaa hiki.

12. Kifurushi cha taasisi

• Taasisi mpya inapata siku 90 bure, mara moja tu.
• Baada ya hapo unalipa kwa siku kulingana na idadi ya matawi. Angalia sehemu ya Bei kwenye ukurasa wa mwanzo wa tovuti.
• Kifurushi kikiisha, wafanyakazi hawawezi kuendelea kufanya kazi hadi malipo yarekodiwe. Data ya taasisi haipotei.
• Ili kufungua tena: lipa na uwasiliane nasi kwa WhatsApp +255 768 139 301 ukitaja jina na code ya taasisi. Timu ya VisaMi inarekodi malipo.
• Kama kifurushi kinaisha ukiwa na kazi kwenye foleni ya offline, ujumbe wa Seva imekataa (402) unaweza kuonekana. Usifute chochote; wasiliana nasi kwanza.

13. Usalama na matatizo ya kawaida

• Usimpe mtu nywila yako, hata mfanyakazi mwenzako. Toka ukimaliza, hasa kwenye kompyuta ya pamoja.
• Maombi nyeti yanaisha baada ya siku 7 yasipoamuliwa; ukiona ombi limeisha, liombe upya.