Mwongozo wa VICOBA

1. Kuanza

Mwongozo huu unaeleza jinsi ya kutumia VisaMi kwa kikundi cha VICOBA, akiba (saving) au Umoja/familia, hatua kwa hatua. Soma sehemu inayohusu jukumu lako, kisha tumia menyu ya juu kuruka sehemu nyingine.

Kujisajili na kuingia

1. Fungua visami.moescience.com na ubonyeze Sajili Bure (au Ingia kama una akaunti).
2. Kikundi kipya: jaza taarifa za kikundi na za mtu anayeanzisha. Huyo anakuwa msimamizi wa kwanza wa kikundi.
3. Ingia kwa nambari ya simu au barua pepe na nywila. Usimpe mtu nywila yako.
4. Wanachama wengine hawajisajili wenyewe: mweka hazina au mwenyekiti anawaongeza (angalia sehemu ya Wanachama).

Kutumia kwenye simu

• Kwenye simu utaona menyu ya chini: Nyumbani, Wanachama, kitufe cha kati cha kurekodi (+), Mikopo, Ripoti na Zaidi.
• Unaweza kuongeza VisaMi kwenye skrini ya nyumbani: bonyeza kitufe cha Ongeza kinachotokea chini, au tumia "Add to Home screen" kwenye kivinjari chako.

Kitufe cha Mwanzo

Kila ukurasa wa ndani una kitufe cha ‹ Mwanzo chini ya upau wa juu kinachorudisha kwenye dashibodi yako, na ↩ Rudi nyuma kinachorudi ukurasa uliotoka.

2. Aina za vikundi

Kifurushi cha bei (Basic au VICOBA) kinaonekana kwenye ukurasa wa mwanzo wa tovuti, sehemu ya Bei. Mikopo ya kikundi iko kwenye kifurushi cha VICOBA.

3. Nani anafanya nini

Hakuna anayeweza kuidhinisha mkopo wake mwenyewe. Kila hatua ya mkopo inafanywa na mtu mwingine.

4. Kuweka kikundi (Mipangilio)

Mweka hazina (na msimamizi mkuu) anafungua Mipangilio kwenye menyu. Weka haya kabla ya kuanza kurekodi:

Mfano ulio kwenye ukurasa wa mipangilio unaonyesha adhabu ya mkopo wa TZS 100,000 kulingana na viwango ulivyoweka, ili uhakikishe ni sahihi kabla ya kuhifadhi.

5. Wanachama

Kuongeza mwanachama

1. Fungua Wanachama kisha Ongeza Mwanachama.
2. Jaza jina kamili, nambari ya simu, kikundi, jinsia, kitambulisho cha taifa (hiari), makazi, kazi na ndugu wa karibu.
3. Weka nywila ya kuingia na umpe mwanachama kwa njia salama. Ashauriwe kuibadilisha kwenye Wasifu Wangu.

Mabadiliko ya uongozi

Kwenye Wanachama > Uongozi unaweza kumpa mwanachama cheo kipya, kwa kuchagua mwanachama, cheo, tarehe ya kuanza na sababu ya mabadiliko. Aliyeachia cheo anarudi kuwa mwanachama wa kawaida na sababu inaandikwa.

Kuona taarifa za mwanachama

Bonyeza jina la mwanachama kuona michango, mikopo, faini na taarifa zake.

6. Michango na akiba

1. Mweka hazina anafungua Michango kisha + Rekodi Mchango (au kitufe cha + kwenye simu).
2. Anachagua mwanachama, aina ya mchango, kiasi, njia ya malipo (taslimu, M-Pesa n.k.), namba ya kumbukumbu (kama ipo), mwezi na mwaka wa mchango, na tarehe.
3. Anahifadhi. Mfumo unatoa risiti yenye namba ya kipekee inayoweza kuchapishwa; mwanachama anaona mchango wake mara moja.

• Kiasi cha chini ni TZS 100.
• Mchango ukikosewa, mweka hazina anaweza kuuhariri; mabadiliko yanaandikwa kwenye kumbukumbu za ukaguzi na kikundi kinapata arifa.
• Matrix ya Michango kwenye Ripoti inaonyesha nani amelipa mwezi gani, ili kuona waliobaki nyuma.

7. Mikopo

Kuomba mkopo (hatua nne)

1. Ombi: mkopo unaombwa kupitia Mikopo > Ombi la Mkopo: mwanachama, kiasi, muda (miezi), madhumuni na wadhamini.
2. Uhakiki: mweka hazina anahakiki ombi.
3. Kupitisha: katibu anapitisha.
4. Idhini: mwenyekiti anaidhinisha, anaweka kiasi kilichoidhinishwa na tarehe ya kutoa; mkopo unatolewa na ratiba ya marejesho inaandaliwa.

Mwanachama hawezi kuwa na mikopo miwili kwa wakati mmoja (ombi, lililoidhinishwa au linalodaiwa). Ombi jipya linapewa nafasi tu baada ya la awali kukamilika, au kwa utaratibu wa top-up (mkopo mpya unaolipa baki ya zamani).

• Wadhamini: ombi linahitaji angalau mdhamini mmoja, na mwanachama hawezi kujidhamini mwenyewe.
• Kukataa: anayekataa anaandika sababu. Mkopo uliokataliwa haurudi nyuma; ombi jipya linaundwa.
• Kiasi cha juu: kinadhibitiwa na mipangilio ya kikundi (mara ya akiba).

Marejesho

1. Mweka hazina anafungua mkopo kisha Lipa (Marejesho).
2. Anaingiza kiasi kilicholipwa, adhabu (kama ipo), njia ya malipo, namba ya kumbukumbu na tarehe ya malipo.
3. Mfumo unapunguza baki ya mkopo na kutoa risiti ya mkopo; mwanachama anaona baki yake papo hapo.

Mkopo ukimalizika kulipwa hali yake inakuwa Imekamilika. Mkopo usiolipwa kwa muda mrefu unaweza kuwekwa kama Haukulipwa na uongozi.

Marejesho ya kila siku, wiki au mwezi

Wakati wa kuomba mkopo unachagua mzunguko wa marejesho. Mfumo unahesabu ratiba na kiasi cha kila malipo kiotomatiki.

Riba ya flat ni asilimia ya mkopo wote, haizidishwi kwa idadi ya miezi. Kiasi cha kila malipo kinaonekana kwenye ukurasa wa mkopo.

Kusahihisha mkopo

Mkopo ukishaundwa, kiasi, riba, deni na hali yake vimefungwa. Ukurasa wa kuhariri unaruhusu tarehe, madhumuni na maelezo tu, na kila mabadiliko yanaandikwa kwenye kumbukumbu za ukaguzi. Ukikosea fedha, rekodi marekebisho kwa njia za kawaida za malipo na marejesho, au wasiliana nasi.

8. Faini

• Faini zina aina: mchango wa kuchelewa, mkopo wa kuchelewa, kutokuja mkutano, nidhamu na nyinginezo.
• Faini ya kutokuja mkutano inawekwa kiotomatiki unapoweka mahudhurio (mara moja tu kwa tarehe ya mkutano), kwa kiasi kilichowekwa kwenye mipangilio.
• Ukurasa wa Faini unaonyesha zilizolipwa na ambazo hazijalipwa. Mweka hazina anaweka alama ya Imelipwa faini inapolipwa.
• Mwanachama anaona faini zake kwenye dashibodi yake na kwenye taarifa yake.

9. Matumizi na fedha za benki

Matumizi

1. Fungua Matumizi kisha ongeza: kategoria, kiasi (angalau TZS 100), maelezo, tarehe na namba ya risiti.
2. Matumizi yanapunguza salio la kikundi kwenye ripoti.

Fedha za benki

Ukurasa wa Fedha za Benki unarekodi shughuli za benki za kikundi (kuweka, kutoa n.k.) kwa tarehe, kiasi, maelezo na namba ya kumbukumbu, na unaonyesha historia yake.

10. Mikutano na mahudhurio

1. Fungua Mikutano kisha Panga Mkutano Mpya: kichwa, tarehe, mahali na ajenda. Wanachama wanapata arifa.
2. Siku ya mkutano, fungua mkutano kisha Mahudhurio: weka alama ya waliohudhuria na waliotoa udhuru.
3. Waliokosekana bila udhuru wanapewa faini ya mkutano kiotomatiki.
4. Baada ya mkutano, andika kumbukumbu (minutes) kwenye ukurasa wa mkutano.

Kuhifadhi mahudhurio mara ya pili kwa mkutano huo huo hakuongezi faini mara mbili. Mwenyekiti au katibu anaweza kuweka mahudhurio hata bila mtandao (angalia sehemu ya Kazi bila mtandao).

11. Ripoti

Kila ripoti inaweza kuchapishwa au kuhifadhiwa kama PDF kwa kutumia kitufe cha kuchapisha.

12. Kwa mwanachama

• Dashibodi: michango yako, mkopo wako wa sasa na baki yake, faini, mkutano ujao na maendeleo ya lengo lako la mwaka.
• Michango yangu na Mikopo yangu: historia kamili na risiti.
• Taarifa yangu: muhtasari wa fedha zako kwa mwaka.
• Wasifu wangu: badilisha simu, barua pepe, makazi na nywila.

13. Kazi bila mtandao

Mtandao ukikatika kwenye kikao au sokoni, huhitaji kusimama. Unarekodi kwenye simu, na kazi zinatumwa zenyewe mtandao ukirudi.

Nani anaweza kutumia

Maandalizi (fanya ukiwa na mtandao)

1. Ingia kwenye simu utakayotumia kwenye kikao.
2. Fungua menyu kisha Kazi bila mtandao.
3. Subiri orodha ya wanachama, aina za michango, mikopo na mikutano ipakuliwe kwenye simu. Hii inafanyika mara tu ukurasa unapofunguka.
4. Hiari lakini inasaidia: ongeza VisaMi kwenye skrini ya nyumbani.
5. Jaribu mara moja: weka simu kwenye hali ya ndege na ufungue ukurasa huo tena. Ukifunguka na orodha ipo, uko tayari.
6. Rudisha mtandao.

Kurekodi bila mtandao

1. Fungua Kazi bila mtandao na uchague kichupo: mchango, marejesho au mahudhurio.
2. Jaza fomu kama kawaida: mwanachama, kiasi, njia ya malipo na tarehe.
3. Hifadhi. Kazi inaingia kwenye Foleni ya kutuma kwenye simu yako.

Mtandao ukirudi

• Ukiwa umeingia, kazi zinatumwa zenyewe. Unaweza pia kubonyeza Tuma sasa.
• Kila kazi inatumwa mara moja tu, hata ukibonyeza mara mbili au ukitumia kurasa mbili.
• Risiti rasmi na namba yake vinatolewa na seva wakati wa kutuma; kilichopo kwenye foleni ni kumbukumbu ya muda tu.
• Zilizotumwa zinaweza kuondolewa kwa Ondoa zilizotumwa.

Mipaka na usalama

• Kazi iliyokaa zaidi ya siku 3 inakuomba uthibitisho kabla ya kutumwa, na ya zaidi ya siku 30 haikubaliwi.
• Mikopo mipya, idhini ya mikopo na ripoti hufanyika mtandaoni tu.
• Ukibonyeza Toka, data ya offline kwenye simu inafutwa. Kuna pia kitufe cha Futa data ya kifaa hiki.
• Tuma kazi zako mapema. Kwenye iPhone, mfumo unaweza kufuta data ya tovuti ambayo haijatumika kwa muda mrefu, kwa hiyo usiache foleni kwa wiki nyingi.

Ukiwa na kazi kwenye foleni, usifute data ya kifaa hadi zionyeshe kuwa zimetumwa.

14. Kifurushi na malipo

• Kila kikundi kipya kinapata siku 90 bure, mara moja tu, kuanzia kusajiliwa.
• Baada ya hapo unalipa kwa siku kulingana na kifurushi (Basic au VICOBA). Bei na kikokotoo viko kwenye sehemu ya Bei ya ukurasa wa mwanzo.
• Kifurushi kikiisha, watumiaji wa kikundi wanaona ukurasa wa Kifurushi kimeisha. Data ya kikundi haipotei.
• Ili kufungua tena: lipa, kisha tuma jina la kikundi na uthibitisho wa malipo kwa WhatsApp +255 768 139 301. Timu ya VisaMi inarekodi malipo na akaunti inafunguka.

15. Arifa, utafutaji na usalama

• Arifa: kengele ya juu inaonyesha michango, mikopo, faini na mikutano mipya. Soma zote inaziweka kuwa zimesomwa.
• Tafuta: kisanduku cha utafutaji kwenye upau wa juu kinatafuta wanachama, michango na mikopo.
• Kumbukumbu za ukaguzi (Audit): kila kitendo muhimu kinaandikwa na mtu aliyekifanya.
• Toka (Toka) ukimaliza, hasa kwenye simu au kompyuta ya pamoja.
• Badilisha nywila mara kwa mara na usiitoe kwa mtu yeyote.

16. Matatizo ya kawaida